Con Datalia preguntas en lenguaje natural sobre los datos de tu empresa en SAP y obtienes tablas, gráficos y conclusiones al instante. No necesitas saber informática ni exportar nada a mano.

1 · Entrar

• Escribe tu email y contraseña y pulsa Entrar.
• La primera vez recibirás un correo con un enlace para crear tu contraseña (o se te pedirá crearla al entrar).
• ¿La olvidaste? Pulsa «¿Olvidaste tu contraseña?», escribe tu email y pulsa «Enviar enlace de restablecimiento»: te llegará un enlace por correo.
• Arriba a la derecha tienes ⭐ Guardadas y ⚙️ Configuración; dentro de Configuración están 🙋 Mi ficha, este 📖 Manual, 🚪 Salir y, si eres administrador, 🛠️ Administración.

2 · La pantalla, en 30 segundos

• El cuadro de pregunta, en el centro. Debajo, sugerencias para lanzar de un clic.
• 🔍 Cliente / Artículo / Proveedor: busca el nombre exacto y lo inserta en tu pregunta.
• 📊 Informes: el menú de informes ya hechos, organizados por departamento.
• Tokens de este mes, con tu barra de consumo.
• Abajo a la derecha, 💬 Soporte y ✨ ¿Quieres hacer una mejora?.

3 · Datalia te conoce (🙋 Mi ficha)

• Datalia te llama por tu nombre y te habla de tú. Al entrar te saluda y te recuerda por dónde ibas.
• Puedes decirle lo que quieras que recuerde mientras preguntas: «recuerda que mi zona es Levante», «recuerda que el margen lo veo sin portes», «llámame Agus». Te lo confirma al instante y sin gastar consulta.
• A partir de ahí lo tiene en cuenta: cuando digas «mis clientes» o «mi zona» sabrá de qué hablas.
• También aprende de tu uso: los temas, clientes, artículos y familias por los que más preguntas.
• En 🙋 Mi ficha (arriba a la derecha, dentro de ⚙️ Configuración) ves todo lo que recuerda de ti, lo puedes cambiar, borrar de una en una o pulsar 🧹 Olvídalo todo. Ahí también eliges cómo quieres que te llame y si prefieres que te hable de usted.
• Es tuyo y de tu empresa: no sale de aquí y ningún compañero ve tu ficha.

4 · Preguntar

• Escribe la pregunta como se la harías a un compañero: «ventas por cliente del último trimestre». Enter ejecuta; Mayús+Enter hace un salto de línea.
• No hace falta elegir área: Datalia deduce de qué hablas (ventas, compras, cobros, pagos, inventario, márgenes, producción, actividad comercial, CRM, contabilidad) entre las que tengas asignadas.
• Modo diálogo: tras un resultado puedes seguir preguntando sin repetir el contexto («¿y el trimestre pasado?», «¿solo los de Madrid?»). Cuando cambies de tema, pulsa ✕ Fin de diálogo para empezar limpio.
• 🎤 Puedes dictar la pregunta con el micrófono (Chrome o Edge).
• Si algo se puede interpretar de dos formas, Datalia elige la lectura más razonable y te lo dice en la explicación, en vez de dejarte sin respuesta. Si de verdad falta un dato, te ofrece reformulaciones listas para pulsar.
• Con nombres parecidos, usa 🔍: evita que «Torres» se confunda con «Torres Hermanos».

5 · Confirmar antes de ejecutar

• Verás «Consumo de esta consulta» con los tokens aproximados: Aceptar y ejecutar o Cancelar.
• Si la pregunta necesita un dato más, aparece «Necesito una aclaración» con opciones concretas.

6 · Ver los resultados

El resultado llega en pestañas:

• Datos: ordena pulsando en la cabecera, filtra con «Filtrar filas…» y mira la fila TOTAL. Se muestran todas las filas, sin recortes.
• Gráfico: elige tipo (barras, líneas, circular…), eje X y métrica.
• Insights: conclusiones de negocio automáticas sobre ese resultado.
• Análisis: cuando pides un informe, aquí sale ya redactado.
• Datalia avisa cuando el dato está sucio o caducado: nombres repetidos, importes a cero, oportunidades «abiertas» con fecha de cierre pasada… No lo esconde: lo señala en la explicación.

7 · 📊 Informes por departamento

Informes ya construidos: eliges el departamento y pulsas. Los que llevan [corchetes] se copian al cuadro para que pongas el nombre real antes de ejecutarlos. Ves solo los departamentos que te haya asignado tu administrador.

• 🏛️ Dirección: cómo va el negocio (foto global del año) y riesgo de concentración de la cartera (de cuántos clientes dependes).
• 🤝 Comercial: a quién visitar o llamar, priorizado, y clientes en fuga (compraban y han dejado de comprar).
• 📈 Jefe de ventas: comparativa del equipo, descuentos aplicados y lo que cuestan, objetivos frente a lo vendido, y por qué ha subido o bajado un periodo.
• 🛒 Compras: qué pedir para no quedarte sin stock, subidas de precio de proveedores y dependencia de un proveedor.
• 📦 Almacén: stock parado (dinero inmovilizado) y cobertura (para cuántos días te queda según el consumo real).
• 💰 Cobros y pagos: quién paga tarde (comportamiento histórico), riesgo de crédito (vencido frente a su límite), qué debes a proveedores y el periodo medio de pago a proveedores de un ejercicio (el cuadro de la memoria: te pide el año en un pop-up).
• 📒 Finanzas: el balance de situación y la cuenta de explotación (pérdidas y ganancias) en el formato oficial del Plan General Contable, a la fecha que elijas en un pop-up y comparados con la misma fecha del año anterior; se calculan desde los asientos de SAP y la tabla de datos trae el detalle cuenta a cuenta para Excel. Además, saldo de bancos y caja, ingresos y gastos mes a mes y gastos por subgrupo.
• 🏢 Grupo de empresas (solo si tu empresa forma parte de un grupo con varias sociedades en Datalia): cuadro de mando del grupo, evolución de ventas por empresa, clientes compartidos y la ficha de un cliente en el grupo, proveedores del grupo (la cifra a negociar en conjunto), operaciones intragrupo (lo que una empresa factura a otra frente a lo que la otra registra), deuda de clientes y tesorería del grupo, cuenta de resultados por empresa y líneas de negocio. Cada uno abre un pop-up para elegir las empresas, el periodo y, según el caso, un cliente, un proveedor o el horizonte de días. Los clientes y proveedores se cruzan entre empresas por su CIF, y en cada empresa ves solo lo que puedes ver en ella.

Dos notas útiles: el informe de objetivos solo compara si el administrador ha cargado los objetivos de venta; y aunque un informe hable de todo el equipo, sigue respetando de quién son los datos (ver el punto 11).

8 · Análisis comerciales de un cliente o artículo

No van por departamento: los tiene cualquiera con área de Ventas, y siempre acotados a tus clientes.

• Ficha de cliente: su foto 360 — ventas y márgenes del año, sus artículos principales y en qué está cambiando.
• Qué venderle: huecos de su cesta, comparando con lo que compran clientes de su mismo gremio.
• Venta cruzada de un artículo: qué se lleva junto a él.
• Análisis de la cesta: qué productos se compran juntos en el histórico.
• Cartera A/B/C: tus clientes clasificados por facturación (Pareto).
• Cliente contra su gremio: cómo va comparado con los de su sector.

9 · Previsión de compra

• Pregunta «¿cuánto pido de…?» y Datalia propone cantidad a partir del consumo real, el stock, lo ya pedido y el plazo del proveedor.
• Admite varias referencias a la vez: puedes preparar un pedido completo en una sola pregunta.
• Es una sugerencia con sus supuestos escritos, no un pedido: la decisión sigue siendo tuya.

10 · Exportar y compartir

• ⬇ Excel: descarga el resultado en .xlsx con filtros puestos.
• ✉ Enviar tabla / Enviar gráfico: lo manda por correo (por defecto, a tu dirección).

11 · Consultas guardadas

• Guarda lo que repites y lánzalo de un clic desde ⭐ Guardadas.
• Lanzar una guardada no consume tokens. La primera vez, Datalia traduce tu pregunta y se queda con la traducción; a partir de ahí la reutiliza. Los datos se leen igualmente en ese momento, así que están tan actualizados como siempre — lo que se ahorra es volver a traducir, no volver a consultar.
• Si tu pregunta habla de un periodo que se mueve («este mes», «este año», «los últimos 3 meses»), Datalia rehace la traducción cuando ese periodo cambia y te lo dice. Así nunca te enseña el mes pasado creyendo que es este. Una pregunta con fechas fijas («ventas de 2025») no necesita rehacerse nunca.
• Con Configurar creas, editas o borras, y les pones etiqueta. Máximo 20 en total, y puedes guardarlas en cualquiera de tus áreas, no solo en ventas y compras.

12 · Qué datos puedes ver (y por qué tu compañero ve otra cosa)

Se cruzan tres cosas, y hace falta que las tres te dejen pasar:

• Áreas contratadas por tu empresa (ventas, compras, cobros, stock…).
• Tus módulos y departamentos, que asigna tu administrador: qué áreas consultas y qué informes ves.
• Titularidad de SAP: dentro de eso, ves lo que te corresponde. Un comercial ve su cartera; su responsable, la suya y la de su equipo. Sale de vuestro propio SAP (propietario del documento y jerarquía de empleados), no de un ajuste de Datalia.

Si una consulta sale vacía con un 🔒, esos datos son de otras personas. Si echas en falta clientes que son tuyos, casi siempre esos documentos están a nombre de otro en SAP: se corrige ahí.

13 · Tu consumo (tokens)

• Arriba ves tokens de este mes y tu barra de límite. El icono «i» explica qué es un token.
• Consume cada pregunta que se ejecuta, según su tamaño.
• No consumen: ver el gráfico, los Insights, exportar a Excel, enviar por correo, lanzar un informe desde el menú 📊 (van por un atajo que no pasa por la IA) ni relanzar una consulta guardada (reutiliza su traducción). Sí consumen los informes de un cliente o artículo concreto, porque hay que localizar ese nombre en los datos.
• Dos trucos para gastar menos: si vas a repetir un informe del menú, lánzalo desde el menú y no escribiendo la frase a mano; y si una pregunta la vas a repetir, guárdala — a partir de la segunda vez sale gratis.

14 · Cuándo se actualizan los datos

• Datalia no consulta SAP en vivo: trae los datos cada pocos minutos, en la franja acordada con tu empresa. Un albarán de hace un minuto puede no estar todavía.
• Una vez a la semana hace una relectura completa, que es la que recoge las correcciones sobre documentos antiguos (un asiento retocado, una actividad editada).
• Si necesitáis otra franja u otra frecuencia, se ajusta: pídelo por soporte.

15 · Si algo no cuadra

• 💬 Soporte: resuelve las dudas frecuentes al momento y, si no, «¿No se resuelve? Enviar a soporte» abre una incidencia con nuestro equipo.
• ✨ ¿Quieres hacer una mejora?: pide un cambio o una función nueva. Se revisa, se aprueba y se implanta; nada se aplica sin pasar por ahí.
• Si un resultado te choca, mira la explicación que acompaña a la respuesta: dice qué ha entendido y qué ha supuesto. Suele ser ahí donde se ve el malentendido.

16 · Si eres administrador de tu empresa

Tienes 🛠️ Administración dentro de ⚙️ Configuración (en la cabecera), con su propio 📘 Manual dentro: dar de alta usuarios, roles, módulos y departamentos, consumo del mes, objetivos de venta y auditoría.

17 · Instalar Datalia como aplicación

Puedes tener Datalia con su propio icono en el ordenador o en el móvil (Android o iPhone/iPad), sin abrir el navegador. Es la misma Datalia, con tus datos y tu usuario.

• Ordenador (Chrome o Edge): icono de instalar a la derecha de la barra de direcciones → Instalar. O menú ⋮ → «Instalar Datalia» / «Aplicaciones → Instalar este sitio como una aplicación».
• Android (Chrome): menú ⋮ → «Instalar aplicación» o «Añadir a pantalla de inicio».
• iPhone / iPad (Safari): botón Compartir (cuadrado con flecha hacia arriba) → «Añadir a pantalla de inicio» → Añadir.
• El atajo: en ⚙️ Configuración → 📲 Instalar la app. En Chrome y Edge instala directamente; en el resto te enseña estos pasos para tu dispositivo.
• La primera vez que abras la aplicación instalada te pedirá tu email y contraseña; después ya te recuerda.
• 🔐 Entrar con la huella o la cara: tras entrar con tu contraseña, Datalia te ofrece activarlo (o hazlo en ⚙️ Configuración → 🔐 Huella / Face ID). A partir de ahí, en la pantalla de entrada pulsa 🔐 Entrar con huella / Face ID y tu móvil u ordenador te reconoce con su propio desbloqueo. Se activa por dispositivo y puedes quitarlo cuando quieras desde el mismo sitio; la contraseña sigue funcionando siempre.

18 · Datalia desde SAP Business One

Si tu empresa tiene instalado el complemento de Datalia para SAP Business One, en el cliente de SAP aparece un punto de menú Datalia (en el menú de módulos). Al pulsarlo se abre Datalia en tu navegador ya con tu usuario, sin pedirte email ni contraseña: entras como la misma persona que tiene abierto SAP en ese puesto, con el mismo alcance de datos de siempre.

• Si en lugar de entrar directamente ves la pantalla de acceso, es que Datalia no ha podido saber quién eres a partir de tu usuario de SAP (lo reconoce por el usuario SAP de tu ficha, por tu empleado en SAP o por tu email en SAP). Entra con tu email y contraseña como siempre y pide a tu administrador que rellene el campo «usuario SAP» de tu ficha en 🛠️ Administración.
• La entrada desde SAP vale una sola vez y caduca en dos minutos: si copias esa dirección y la abres más tarde, te pedirá identificarte.
• Cerrar SAP no cierra Datalia: sigues dentro hasta que salgas o caduque la sesión.

🔐

🧠 Lo que sé de ti

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Tipo Incidencia / problema Duda

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